Iedereen die in Nederland een beroep of bedrijf uitoefent heeft een wettelijke administratieplicht. Het voeren van een deugdelijke administratie is niet alleen relevant om aan deze plicht te voldoen, maar ook om over volledige (management)informatie te beschikken en afgewogen beslissingen te (kunnen) nemen. Het niet-voeren van een deugdelijke administratie kan bovendien ingrijpende negatieve gevolgen hebben. De vraag kan gesteld worden wat deze administratieplicht precies inhoudt en hoe daar tegenwoordig aan dient te worden voldaan, mede met het oog op het gebruik van moderne systemen.
Om met de deur in huis te vallen: één van de mogelijk meest ingrijpende negatieve gevolgen van het niet juist voeren van de administratie is dat dit tot bestuurdersaansprakelijkheid kan leiden. Bij het faillissement van een BV staat dan namelijk vast dat sprake is van mismanagement (“kennelijk onbehoorlijk bestuur”) en is de bestuurder in beginsel in privé aansprakelijk. Het is aan de bestuurder om aan te tonen welke andere (belangrijke) oorzaken voor het faillissement zijn aan te wijzen.
Anders dan je zou verwachten, heeft de wetgever niet specifiek aangegeven hoe aan de wettelijke administratieplicht dient te worden voldaan. Als algemene norm geldt dat de administratie van de vermogenstoestand en van alles betreffende de werkzaamheden zo dient te worden gevoerd dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.
Uit oudere rechtspraak werd afgeleid dat het voor het voldoen aan deze administratieplicht voldoende is als inzicht bestaat in de debiteuren- en crediteurenadministratie en de stand van de liquiditeiten. Uit een recent arrest van de Hoge Raad blijkt echter dat dit geen algemene norm is, maar een invulling van de wettelijke administratieplicht en dat de invulling van de plicht per onderneming zal verschillen. Afhankelijk van de aard en omvang van de onderneming kan bijvoorbeeld ook een personeelsadministratie, voorraadadministratie of projectadministratie dienen te worden gevoerd. Vanwege de hiervoor geschetste mogelijke ingrijpende gevolgen is het van groot belang dat per onderneming wordt vastgesteld of met de (huidige) administratie voldoende wordt voldaan aan de wettelijke administratieplicht.
Naast de plicht tot het voeren van de administratie bestaat ook een wettelijke plicht om de administratie zeven jaar te bewaren. Steeds vaker wordt de administratie in de cloud gevoerd, waarbij de onderneming voor toegang tot de administratie afhankelijk is van haar cloud provider. Buiten de problemen die kunnen ontstaan bij een faillissement, is het de vraag of hiermee te allen tijde voldoende inzicht bestaat in de vermogenstoestand. De bestuurder die kiest voor een administratie in de cloud doet er dan ook goed aan om bij zijn keuze voor een provider zorg te dragen voor de nodige waarborgen, zodat steeds daadwerkelijk inzicht in de administratie kan worden verkregen.
