Ik dacht dat iedereen ondertussen wel weet wat een KPI is. Echter, het blijkt dat we nog niet zo ver zijn in ondernemend Nederland. Loop ik ook met oogkleppen op? Weer tijd voor een blik achter de cijfers.
Let op de oogkleppen bij jezelf. ‘Wat is een KPI?’
Het fenomeen tunnelvisie treedt op als je de overtuiging hebt dat jouw visie de enige juiste is. Of, en dat is helemaal frappant, dat je niet eens meer door hebt dat er ook een andere visie op de zaak kan zijn dan de jouwe. We komen dit in de praktijk tegen als een bedrijf een eenzijdige focus heeft op groei door overnames of dat nieuwe technologische ontwikkelingen volkomen genegeerd worden. Met de oogkleppen op marcheert de directie door, volkomen overtuigd van het eigen gelijk en successen uit voorgaande jaren. De gevolgen op termijn kunnen echter dramatisch zijn. Vaak vind je dat een tunnelvisie iets is voor een ander, zelf heb je daar natuurlijk geen last van. Ik beschouw mezelf toch ook als iemand die geen oogkleppen draagt. Die met een open mindset door het leven stapt. Zo dacht ik bijvoorbeeld dat iedereen ondertussen wel weet wat een KPI is. Echter, het blijkt dat we nog niet zo ver zijn in ondernemend Nederland. Loop ik ook met oogkleppen op? Weer tijd voor een blik achter de cijfers.
Casus: Inrichten van nieuwe rapportagesoftware
Laatst was ik op bezoek bij een bedrijf om nieuwe rapportagesoftware in te richten. De onderneming is actief als deurwaarder en wil graag meer grip op het bedrijfsresultaat door het systeem van rapporteren te verbeteren. Daar help ik graag aan mee. Met het nieuwe pakket is het mogelijk om gegevens uit de (financiële) administratie direct in te laden en te gebruiken voor allerlei rapporten die standaard beschikbaar zijn. Het is daardoor relatief vrij eenvoudig om een winst- en verliesrekening op te stellen, een balans, en diverse andere rapporten. Ook is het mogelijk om operationele KPI’s in te lezen. Dit gaat veelal handmatig, omdat de meeste administratiesoftware pakketten geen kant-en-klare KPI-overzichten hebben. Dus ik vraag de KPI’s op en voer ze in. Zo ook bij deze deurwaarder.
Hebt u voor mij de KPI’s?
Normaal gesproken heb ik bij het consult eerst een aftrap met de directeur en degene van de Financiële Administratie die de rapportagesoftware gaat gebruiken. We praten het hoe en waarom even door met elkaar en gaan dan aan de slag. Dat begint met het doornemen van de stappen die doorlopen moeten worden. Het bespreken hiervan vindt plaats met de medewerkers van de boekhouding die de rapportages moeten verzorgen. Als eerste koppelen we de rapportagesoftware aan het ERP-pakket en richten we een administratie in. Vervolgens rubriceren we de grootboekrekeningen in de verschillende categorieën. Daarna lezen we de getallen in en zijn de eerste rapporten beschikbaar. Indien nodig voeren we maatwerkaanpassingen door. Ben ik eenmaal zo ver, dan komt mijn stokpaardje aan bod: het invoeren van de KPI’s. Iedereen werkt daar toch al mee en kent deze term?
Wat zijn KPI’s? (?)
‘Hebt u voor mij de operationele KPI’s waar u mee werkt?,’ vroeg ik als vanzelfsprekendheid. ‘Wat bedoelt u met KPI’s?,’ kreeg ik vragend terug van de medewerker van de Financiële Administratie.
Dat legde ik natuurlijk graag even uit. ‘KPI’s staan voor Kritieke Prestatie-Indicatoren. Dat zijn de belangrijkste prestatiemaatstaven waarmee je de voortgang op de realisatie van de Kritieke Succesfactoren meet.
We hebben financiële en operationele KPI’s. Iedere KPI heeft een doel zodat je weet of het goed gaat of dat je nog moet bijsturen. En de KPI’s worden in een dashboard geplaatst, zodat je alles in één oogopslag ziet.’
In de verwachting nu een lijstje met KPI’s te krijgen kwam de vervolgvraag: ‘En wat is dan een kritieke succesfactor?’
Die vraag krijg ik vaker, dus dat verbaasde me niet ‘Kritieke succesfactoren, oftewel KSF’s, vertellen waarin de organisatie moet uitblinken om zich te kunnen onderscheiden. Het zijn die zaken die echt goed moeten gaan voor de manager om succes te hebben. Om die reden krijgen ze extra aandacht en meet je de voortgang met een KPI.’
‘Ik weet niet of wij als deurwaarderskantoor ook kritieke succesfactoren hebben? Wat zouden deze kunnen zijn?
Wat zijn KSF’s? (?)
Iedere organisatie beschikt over één of meerdere KSF’s waarmee het de missie en de visie ten uitvoer brengt en de concurrentie aangaat. Immers, ieder bedrijf is gestart omdat de oprichter ervan overtuigd was over een unieke dienst of product te beschikken. De mate van het succes wordt vervolgens bepaald door de wijze waarop de KSF in de praktijk wordt uitgevoerd en echt focus krijgt.
‘Wat maakt jullie onderscheidend? Waar zijn jullie echt goed in?,’ is dan de vraag om te achterhalen wat een KSF is.
‘Wij hebben een specialisatie in huurincasso. Dit soort zaken pakken wij heel efficiënt op en de klant heeft een eigen aanspreekpunt. Dat is ook de reden dat klanten contact met ons opnemen als hun debiteur niet betaalt;’ kwam als antwoord terug.
Nu gingen we ergens komen. ‘En hoe weten jullie of het goed gaat met de huurincasso’s van het kantoor?’
‘Klanten willen graag weten hoe snel wij incasseren. Dus wij houden de doorlooptijd van dossiers in de gaten. En ook houden wij een lijstje bij met het aantal betekende exploten per maand.’
‘En wat is de gewenste doorlooptijd?’
En zo kwam er al pratende een lijstje met KPI’s in beeld waarvan we konden bepalen hoe dit op te nemen in de rapportagesoftware.
Eyeopener
Het bezoek aan de klant vormde voor mij een mooie eyeopener. Ook al zijn de termen KSF en KPI voor mij gesneden koek, het blijkt dat het bij anderen over kan komen als typisch managementjargon. Het is in veel bedrijven nog niet gemeengoed om te werken met een dashboard waar de relevante KPI’s op staan. Laat staan dat er een set aan KPI’s is waar doelen voor bepaald zijn en waarvan de voortgang in de gaten wordt gehouden. Nog moeilijker wordt het om vast te stellen wat de kritieke succesfactoren zijn. Na enig doorvragen kent de ondernemer ze wel, maar deze staan niet op papier. Het is dus gemakkelijk om als financial een eigen tunnelvisie te ontwikkelen. Hier uit te stappen, vraagt het afwerpen van de oogkleppen. De eerstvolgende keer vraag ik dus ‘Waar zijn jullie goed in en hoe meet je of dat ook echt zo is?’ Daarna leg ik uit dat dit een KPI is.
HighQ brengt Finance verder, al 25 jaar !
Deze blog is geschreven door Eldert de Jager, verbonden als partner en adviseur van HighQ.
