Van Dale definieert de begroting als ‘voorlopige berekening van inkomsten en uitgaven voor het komende jaar’. Veel ondernemingen starten in december met het opstellen van de begrotingen voor het volgende boekjaar. Eigenlijk start de hele begrotingscyclus al op Prinsjesdag. Want dan biedt de minister van Financiën de Rijksbegroting aan de Tweede Kamer aan
Waarom een begroting?
De redenen voor het opstellen van een begroting kunnen heel verschillend zijn. Als je een bedrijf start en financiering nodig hebt, is de begroting een onderdeel van het ondernemersplan. Begrotingen worden ook gebruikt voor vaststellen van de budgetten per afdeling binnen het bedrijf. Vaak wordt een begroting opgesteld om te bepalen welke maatregelen moeten worden genomen om het resultaat te verbeteren. Onderzoek wijst uit dat ondernemers die actief en bewust met begrotingen werken succesvoller zijn. Ze geven immers gerichte sturing aan een bedrijf. Daarmee raken we mijns inziens aan het belangrijkste doel van begroten. Als ondernemer heb je namelijk een missie, visie en strategie. Noem het gerust een droom. Een begroting is een doel, en een doel is een droom met een deadline. Door een begroting te maken weet je als ondernemer of je jouw doelen het komende jaar kunt realiseren en wat daarvoor nodig is. Serieus nadenken over de begroting leidt automatisch tot nadenken over jouw ondernemersdroom, over het businessmodel en het verdienmodel van de organisatie.
Verbinding tussen begroting en het doel van de onderneming
Veel begrotingen die ik als accountant zie, zijn opgesteld volgens de omgekeerde kaasschaafmethode. Aan de begroting of realisatie van het huidige jaar wordt een beetje geschaafd, maar uiteindelijk worden geen echte keuzes gemaakt. Op deze manier leg je geen verbinding tussen de begroting en het doel van je organisatie. Je zult daarom als eerste jouw ondernemersdoel helder moet hebben. Vervolgens is begro-ten keuzes maken. Heb eens het lef om blanco te beginnen. Hoe zou je begroten als je volgend jaar de hele onderneming opnieuw zou mogen opzetten? Als je bijvoorbeeld de grootste wilt worden in jouw branche leg je de focus op uitbreiding van de omzet, door personeel aan te trekken en nieuwe vestigingen te openen. Mogelijk moet je voor lief nemen dat het komende jaar geen winst wordt gemaakt. Zo loop je de hele winst- en verliesrekening door. Van omzet en personeelskosten tot marketing- en huurkosten.
Business Model Canvas
Een mooie methode om over jouw ondernemingsdoel na te denken is Business Model Canvas. Met dit model breng je alle bedrijfsaspecten op een overzichtelijke en visuele manier in kaart. Aan de hand van negen bouwstenen beschrijf je de organisatie, het verdienmodel, klanten, relaties en leveranciers. Waar worden de kosten gemaakt, waar liggen de kansen, wie zijn jouw klanten, wat is jouw toegevoegde waarde en hoe kun je innoveren? Het mooie van het Canvasmodel is dat er geen dik boekwerk of heisessie voor nodig is. Je kan direct beginnen en in één overzicht in kaart brengen welke bedrijfsonderdelen essentieel zijn om succesvol te kunnen zijn. Doe dit het liefst samen met je personeel vanuit de verschillende afdelingen en betrek ook de accountant of andere adviseurs erbij.
Sturen op cijfers
Na het maken van de begroting zit het werk er niet op. Periodiek vergelijk je de gerealiseerde cijfers met de begroting om waar mogelijk en nodig op tijd bij te sturen. Anders worden de ondernemersdoelen niet gehaald. Het is wel belangrijk om vooraf de belangrijkste KPI’s te definiëren waar je de onderneming echt op stuurt. Met behulp van een financieel dashboard houdt je real time inzicht in waar je staat. Dit noemen we sturen op cijfers. Stuur jij al in de richting van jouw ondernemersdoel?
