Laat getallen sprekende cijfers worden. Het gaat in dit artikel om inzicht in cijfers. Voor een ondernemer is dat van levensbelang. Ondernemen vraagt om permanent zicht op de resultaten en prestaties van vandaag. Dat is gelukkig ook mogelijk dankzij de vele automatiseringsoplossingen. Een ondernemer die vandaag niet weet hoe hij er morgen voorstaat kan weleens verschrikkelijk de boot gaan missen.
Het klinkt allemaal zo logisch, toch zijn er nog veel ondernemers die hun financiële huishouding niet op orde hebben. Zij missen hierdoor essentiële stuurinformatie. Ze zijn nog steeds geschiedenis aan het schrijven in plaats van doelstellingen aan het realiseren. Er is geen ambitieuze noch realistische begroting, geen snelle constatering van afwijkingen en nog minder een betrouwbare analyse. Hierdoor laten zij zich verrassen door omstandigheden, toevalligheden en gebeurtenissen. Onnodig en uitermate gevaarlijk!
Heeft u zicht op uw resultaat?
Weet u wat de opbrengsten van vorige week – of nóg beter van gisteren- waren? Weet u wat u vandaag aan het doen bent? Hoe gaat het zich in de komende weken ontwikkelen? En dan bedoel ik niet alleen de omzet, maar de juist de brutomarge en óók de kosten en dus de winst. Hoe verhouden deze zich ten opzichte van de verwachting? Wat is uw analyse? Wat gaat u eraan doen als het tegenvalt? Kortom, heeft u echt inzicht in uw cijfers? Als u het antwoord schuldig moet blijven is dat geen reden om hierin te berusten. Het is namelijk wél mogelijk om dit inzicht te verkrijgen. Dat gaat echter niet vanzelf. Laat het er absoluut niet bij zitten als uw boekhouding niet de juiste informatie verschaft. Berust niet in onvolkomenheid. Ondernemen gaat juist over het regelmatig terugkoppelen van inzichten en het verkrijgen van nieuwe vergezichten. Als ondernemer moet u altijd up-to-date zijn. Pas dan kunt u zich bezighouden met de toekomst!
Is uw administratie op orde?
Om dit inzicht te kunnen krijgen dient uw interne administratie op orde te zijn. De verschillende systemen moeten aan elkaar gekoppeld zijn. Hierdoor ontstaat er ‘real time’ inzicht. Het gaat bij het bepalen van de resultaten en prestaties om een totaalbeeld. Geen fragmenten van informatie maar juist een overall inzicht met betrekking tot het verleden, het heden en de toekomst. Pas dan kunnen we spreken over stuurinformatie. Het beschikbaar hebben van deze essentiële informatie is bepalend voor de wijze waarop u als ondernemer het beleid uitstippelt, uw onderneming gaat besturen en strategische beslissingen neemt. Stuurinformatie is belangrijk om de KPI’s te kunnen volgen. Laat Wat zijn de prestaties en hoe reageert u op tegenvallers? In paniek? Weet u om welke reden tegenvallers uw pad kruisen? Maakt u analyses of voorbeschouwingen en doet u aan benchmarking? Wat doet uw concurrent? Meten is weten. Zorg dat uw administratie op orde is!
Wat leert stuurinformatie?
U kunt uit uw boekhouding stuurinformatie halen. Beschikt u over deze stuurinformatie? Grote ondernemingen hebben dit systeem meestal wel op orde. Maar juist ook kleine bedrijven moeten zorgen voor volledig inzicht. Inzicht dat hen verder brengt. Op grond waarvan neemt u uw beslissingen? Op het bekende ‘onderbuik’ gevoel of op basis van feiten en kengetallen? Het eerste? Ik moet u dan waarschuwen. ‘Gevoel’ is over het algemeen een verkeerd kompas bij het nemen van beslissingen met financiële impact. Het is van groot belang dat u weet op welke zaken u kunt sturen. Heeft u een goede analyse van mee- en tegenvallers? Sommige ondernemers moeten hierop wellicht het antwoord schuldig blijven. Is het dan vreemd dat hierdoor (te) veel en (te) vaak ondoordachte beslissingen worden genomen? Zonder zicht ondernemen. Sommige ondernemers hebben al jaren alle noodsignalen simpelweg naast zich neergelegd!
Sturen op cijfers, anticiperen op de toekomst
Ondernemers die sturen op cijfers zijn beter in staat te anticiperen op de toekomst. Zij vertalen cijfers in maatregelen. Maatregelen die moeten resulteren in verbetering. Ondernemen op de automatische piloot is een hachelijke bezigheid. De omstandigheden en de condities bepalen de koers. Hoe komt u achter deze informatie? Heeft u als ondernemer grip op uw resultaat? Kent u alle onderliggende en achterliggende informatie? Op welke wijze heeft u dit vastgelegd? Gebruikt u dit cijfermateriaal ook? Heeft u regelmatig contact met uw adviseur en geeft deze u de goede adviezen? De tijd van ‘doe het zelf’ is voorbij. En toch komt het nog vaak voor dat er veel variaties op dit thema de ronde doen. “Ik weet het toch veel beter, ik ben toch niet gek!?” Door verkeerde zuinigheid blijven te veel ondernemers te lang in hun eigen overwegingen rondjes draaien. Kies een andere weg, die van sparren, analyseren en klank-borden, en neem niet de ‘verkeerde’ afslag!
Cijfers en plannen, een integraal proces
Inzicht in cijfers, het lijkt zo simpel. Het gaat om optimalisatie van administratieve processen. Om het beschikbaar hebben van kerncijfers. Het vertalen van kerncijfers in stuurinformatie. Prognoses en veronderstelling moeten bewaarheid worden. Analyses moeten leiden tot bijsturing en vervolgacties. Pas dan komt er een integraal proces op gang. Een proces dat u steeds meer gaat boeien en bezighouden. Zoals? Heeft u een adequate inkoopplanning, kent u de effecten van omzet stimulerende acties? Hoe staat het met uw productie- of verkoopplanning, begroting en prognose? Worden zij gehaald, en zo niet, wat is de oorzaak?
Kortom, stuurt u op verwachtingen, veronderstellingen en plannen zodat er een lerend effect optreedt? Bespreekt u regelmatig met uw adviseur, maar ook uw medewerkers de actuele cijfers uw plannen, prestaties en resultaten? Spannend! Inzicht in cijfers is sturen op feiten!
