Bij veel organisaties is Microsoft Teams ingezet om het werken op afstand te vergemakkelijken. U zult gemerkt hebben dat dit een hele andere manier van werken is. We kunnen ons voorstellen dat u hier nog niet helemaal in thuis bent. Vandaar dat we u in deze blog een aantal handige tips geven om het werken in Teams makkelijker te maken:
1. Maak gebruik van de handige sneltoetsen
Door een aantal handige sneltoetsen komt u eenvoudig in bepaalde menu’s. Ook is het mogelijk om bepaalde activiteiten eenvoudig aan te roepen. Door de sneltoets Alt + / krijgt u een lijst met alle beschikbare sneltoetsen in Teams.
2. Deel uw scherm en laat anderen meekijken met wat u doet.
Zowel in een chat als in een vergadering kunt u uw scherm delen. Hiermee zorgt u ervoor dat anderen kunnen meekijken met wat u doet. Het icoontje om het delen van een scherm te starten vindt u rechts bovenin een chat of in een vergadering is dit icoontje in het midden te vinden.
3. Maak gebruik van kanalen
Automatisch staat bij kanalen een algemeen kanaal ingesteld. Echter is het ook mogelijk om extra kanalen per afdeling, team of project aan te maken. Hierdoor houdt u overzicht in uw communicatie. Wij hebben bijvoorbeeld een kanaal per afdeling en per relatie. Zo houden we de communicatie centraal. Het is ook mogelijk om externe toegang te geven tot uw Teams-omgeving. Vraag bij een interne ICT-beheerder om dit in te richten.
4. Start een Teams-vergadering (met externen) via Outlook
Het is ook mogelijk om vanuit Outlook eenvoudig een Teams-vergadering in te plannen met externen. Door gebruik te maken van deze functionaliteit wordt er automatisch een link in de uitnodiging gecreëerd die de genodigde toegang geeft tot de vergadering.
5. Neem Teams-vergaderingen op
Om te voorkomen dat de gesprekken van deze waardevolle vergaderingen kwijtraken, kunt u Microsoft Teams-vergaderingen opnemen. Alle gespreksactiviteiten, zoals audio, video, het delen van een scherm en directe berichten, worden vastgelegd in de opname.
Klik tijdens een vergadering op het symbool … (de drie puntjes) en start de opname. Iedereen in de vergadering krijgt een bericht dat u het opneemt en er verschijnt een rood cirkelsymbool aan de bovenkant van het gesprek. U kunt de pauze- en stoppictogrammen naar behoefte gebruiken. Wanneer de vergadering is afgelopen, wordt de opname automatisch opgeslagen in MP4-formaat. De video wordt automatisch opgeslagen in de chat en Microsoft Stream.
6. Het vastzetten van een scherm in een Teams-vergadering
Wanneer u via Teams deelneemt aan een vergadering in een grote groep, krijgt u de schermen in beeld van personen die het laatste gesproken hebben. Als u een scherm van een deelnemer vast wilt zetten, klik dan met u rechtermuisknop op de video van de ruimte of persoon en kies voor ‘Vastmaken’. Nu wordt dit beeld over het hele scherm getoond en blijven de overige deelnemers geminimaliseerd.
7. Tag een persoon voor meer aandacht
Typ @ gevolgd door de naam of het e-mailadres van uw teamlid in een chat- of kanaalgesprek en selecteer de juiste persoon. Deze persoon ontvangt hier een melding van bij de activiteiten. Hierdoor valt uw bericht nog beter op.
8. Bepaal zelf welke meldingen u wilt ontvangen
Natuurlijk kunnen anderen u ook taggen en daar ontvangt u dan meldingen van. Zo blijft u op de hoogte wat er allemaal gebeurt in Teams wat voor u relevant is. U kunt gelukkig wel zelf bepalen hoe en wanneer u uw meldingen ontvangt. Selecteer uw foto, rechts bovenaan. Kies Instellingen > Meldingen en kies voor elk type melding een optie.
9. Maak gebruik van de app op uw mobiel
Met de Teams-app voor mobiel kunt u samenwerken, waar u ook bent. De app is beschikbaar voor iOS en Android. Neem deel aan gesprekken en vergaderingen terwijl u onderweg bent en heb toegang tot al uw teams, kanalen en bestanden.
Dit artikel is partnernieuws en is geschreven door Jeroen Jeroense van Aspect ICT
