Als fiscalist weet ik als geen ander hoe je je aan de wetgeving moet houden. Ik ben, om in deze griepperiode maar in stijl te spreken, gepokt en gemazeld als het gaat om fiscaal advies, zodat mijn klanten voldoen aan de fiscale wet én een goed bedrijfsresultaat kunnen halen. Maar het hebben van een goede dienstverlening is veel meer dan slechts het opvolgen van de wet. Dat wordt maar weer eens extra duidelijk nu we bij Verstegen een HRM-afdeling voor onze klanten hebben.
In de wet staat nergens vermeld dat werkgevers dossiers aan moeten leggen over het personeel. In het Burgerlijk Wetboek staat alleen dat de werkgever zich als een goed werkgever moet gedragen. Echter, instanties als het UWV, de Belastingdienst en ook de rechtbank stellen wel degelijk eisen aan de inhoud van de personeelsdossiers en dat zijn juist de instanties waar werkgevers mee te maken krijgen als er ongeregeldheden ontstaan op de werkvloer. Als de dossiers vervolgens te wensen overlaten kunnen de consequenties groot zijn. In het geval van ziekte, disfunctioneren en ontslag is het belangrijk dat een aantal zaken goed is bijgehouden. Is dat niet het geval en kan de werkgever zaken niet bewijzen, dan loopt deze groot risico op loonsancties, ontslagvergoedingen of andere schadeclaims.
Zo is de dossiervorming bij disfunctioneren essentieel. Disfunctioneren is zowel wangedrag als het niet goed uitvoeren van de functie. In beide gevallen is een kader belangrijk. Het beleid moet vastliggen: een personeelsreglement betreffende de regels binnen het bedrijf en functieomschrijvingen met de eisen waar de medewerker aan moet voldoen. Het is belangrijk dat er naar deze documenten wordt verwezen en de medewerker deze stukken bij de start tekent. Hierdoor kan een medewerker in zijn verweer niet aanvoeren dat hij niet wist hoe zij zich diende te gedragen of hoe hij moest functioneren. ‘Spreek u uit en schrijf het op’ is dan ook ons advies als het gaat om goed werkgeverschap.
Maar ook tijdens het dienstverband is een goed dossier opzetten van belang. Het dossier van de medewerker moet een schriftelijke vastlegging worden van functioneringsgesprekken, beoordelingen en waarschuwingen. Mondelinge gesprekken en waarschuwingen hebben vaak het beste resultaat, maar stuur ook een schriftelijke bevestiging na. Uit het dossier moet niet alleen blijken dat de medewerker is gewezen op tekortkomingen, maar ook welke maatregelen de werkgever heeft getroffen om verbeteringen te bewerkstelligen. Is er meer begeleiding of een cursus aangeboden om de medewerker te helpen zijn functie beter uit te oefenen?
Met de komst van het nieuwe ontslagrecht is dossiervorming de belangrijkste basis voor een ontslagvergoeding en zelfs essentieel voor het kunnen ontbinden van een arbeidsovereenkomst! Ook al kunt u voldoende andere zaken opnoemen wat u liever met uw tijd doet, zorg voor een goede dossiervorming en laat u niet onplezierig verrassen op het laatste moment. Want ook hier geldt: zachte heelmeesters maken stinkende wonden.
