Overig

Nieuwe naam, vertrouwde service

704

Canon Business Centrum Rotterdam transformeerde onlangs naar Managed Printing Partner. Veel is er echter niet veranderd, want de vertrouwde dienstverlening is gebleven. Er is voornamelijk voor een nieuwe handelsnaam gekozen omdat de oude regelmatig voor verwarring zorgde. Ook vormt het het begin van een nog bredere propositie. “Met Canon en Rotterdam in onze naam dachten mensen vaak dat we buiten de stadsgrenzen geen zaken deden of alleen met camera’s bezig waren. Managed Printing Partner dekt de lading veel beter. Het is immers onze missie om met bedrijven een langdurige partnerschap aan te gaan en hun document- en informatiestromen continu te verbeteren,” legt directeur Michael Arbman uit.

“We waren als Canon Business Centrum Rotterdam al actief in de regio’s Rijnmond, Delfland en de Drechtsteden. In Dordrecht moesten we steeds uitleggen dat er geen Canon Business Centrum Dordrecht was en in Delft dat er geen Canon Business Centrum Delft bestond. Het zorgde dus voor enorm veel verwarring. Daarom besloten we een nieuwe naam te kiezen die recht doet aan waar de organisatie voor staat. Dat is Managed Printing Partner geworden.” Flexibiliteit is binnen het bedrijf één van de belangrijkste speerpunten. Adequaat inspelen op veranderende marktomstandigheden gaat dus altijd soepel. Het Managed Printing concept onderscheidt zich op verschillende manieren ten opzichte van anderen. Zo zijn de apparatuur, software en dienstverlening schaalbaar naar boven en beneden. Een groot pluspunt is volgens Arbman ook dat bij Managed Printing Partner iedere medewerker weet waar zijn of haar kwaliteiten liggen en dat de organisatie niet schroomt om de samenwerking met andere partijen op te zoeken als de kennis en kunde over een bepaald onderwerp niet in huis is. “Heel veel kunnen we zelf en voor wat we niet kunnen, werken we samen met professionele partners.” Toch is het dienstenaanbod van Managed Printig Partner ruim te noemen. “We houden ons bezig met alles wat te maken heeft met de levenscyclus van een document, vanaf het maken tot aan de vernietiging en alle stappen die daar tussen zitten. Bedrijven gaan multifunctioneel met hun documentstromen om. Ze willen informatie verspreiden, opslaan, terugvinden, veranderen en kunnen verbeteren. Fysieke en digitale documenten brengen wij met elkaar in verbinding, zodat je informatie voor klanten ontsluit. ICT staat voor informatie, communicatie en technologie. De technologie en informatie is er meestal al en wij slaan de brug om dat in normale taal te communiceren.”

Uitzoeken waar behoefte aan is

Organisaties zijn zich over het algemeen nog niet voldoende bewust van het belang van goede apparatuur en efficiënt documentbeheer. Ook zijn ze onvoldoende op de hoogte van alle mogelijkheden. Dat komt Managed Printing Partner graag uitleggen. “Bedrijven zijn vaak nog vrij traditioneel en huiverig om bestaande automatismen te doorbreken. Maar wel gaan steeds meer accountants er de aandacht op vestigen dat documenten goed geborgd en gearchiveerd moeten zijn. Daarnaast zijn er ook nog diegenen die een ISO-certificering willen hebben en voor die groep is optimale document- en verslaglegging eveneens noodzakelijk. De vraag naar veranderingen bestaat wel, alleen is men nog erg zoekende. ‘We besteden alle ICT uit en gaan wel in de cloud’, hoor je dan. Maar op de vraag hoe ze dan denken te gaan printen, volgt vervolgens geen antwoord. Een typisch geval van de klok en de klepel.” Managed Printing Partner zorgt voor uitkomst door de dialoog met de klant aan te gaan en uit te vinden waar nu precies behoefte aan is. Vervolgens volgt een op maat gesneden voorstel, op basis van deskundigheid, diensten en producten. Samen, simpel samenwerken, waar en wanneer u wilt; dat is het credo. “Kiezen voor het pakket met de duurste applicaties is lang niet altijd het beste. Elke organisatie zit anders in elkaar, met als consequentie dat alles maatwerk is.”

Contradictie

Een vreemde contradictie is volgens Arbman dat in een tijd waarin Facebook, Twitter en smartphones compleet zijn geïntegreerd binnen de samenleving, medewerkers soms toch huiverig zijn om te werken met een systeem waarin alles voor iedereen inzichtelijk wordt. “Toestemming geven om gedrag omtrent een printomgeving vast te leggen wordt dan ineens gezien als een inbreuk op de privacy. Dat zijn emotionele argumenten en die weerleg je alleen door de mens centraal te stellen. Dat is wat wij doen. Door veel te vragen en uit te zoeken op welke wijze iemand te werk gaat, wil Managed Printing Partner immer te boek staan als een partner waar je op kunt vertrouwen. Het meten, registeren en managen van apparatuur en het meten en registreren van gedrag van mensen; dat is wat wij doen. En dat levert naast nieuwe inzichten en meer gebruikersgemak ook nog eens een kostenbesparing op.” In de huidige economische tijd weten bedrijven over het algemeen goed hoe hoog elke kostenpost ongeveer is. Printkosten vormen echter nog een onontgonnen gebied. “En dat is zonde, want door minder uit te geven, kunnen bedrijven juist meer resultaat boeken. Dat is dubbele winst. Managed Printing Services is een containerbegrip en geef daar maar eens de juiste inhoud aan. Dus ik begrijp de verwarring bij bedrijven wel. Alle grote marktpartijen gillen ook dat ze MPS bieden. Voor ons betekent het transparantie en verlaging in kosten, meer gemak en een continu proces van verbetering. Zo geven wij tenminste invulling aan het begrip. Dat heeft lang niet iedereen te bieden. Wij zijn proactief en partnerschap duurt lang. Afspraken worden nagekomen en men kan van ons op aan. Met de meeste klanten hebben wij een hechte vertrouwensrelatie. Wij zijn niet de vluchtige leverancier die een kopieermachine komt brengen die afdrukken kan maken en weer vertrekt. Wij zijn een echte partner. Dat vluchtige past niet bij ons, wij investeren liever in een prettige, langlopende relatie. De klant herkent en erkent dat ook.”

2good2waste

Door de contractinformatie up to date te houden en de status van apparaten goed te monitoren, weet Managed Printing Partner altijd welk product waar staat en wat de stand van zaken is. “Als er onderhoud nodig is, ontdekken wij dat al voordat de klant het merkt. We staan al bij hem voor de deur op het moment dat er op het oog nog niets aan de hand is. Dat is pro-actief meedenken.” Het Service Level Agreement is de contractvorm waar Managed Printing Partner mee werkt. Deze contractvorm biedt veel ruimte voor flexibiliteit en is aanpasbaar aan het gebruik van de klant. “Er zijn bedrijven die 7 dagen per week, 24 uur per dag doordraaien en die willen daar voor betalen, maar er zijn ook organisaties waar de deur elke werkdag om 17.00 uur op slot gaat en die betalen minder voor onze diensten. Degene die behoefte heeft aan de oplossingen, betaalt voor de oplossingen. En als dat verandert, verandert het contract mee.” Naast software en onderzoek en advisering over documentenstromen blijft het leveren van kantoorapparatuur ook onder de nieuwe naam deel uitmaken van het dienstenpakket. Canon en Konica Minolta zijn hiervoor de partners van Managed Printing Partner. De artikelen van deze twee grootmachten zijn niet alleen nieuw te kopen, maar ook tweedehands. “In Ridderkerk hebben wij de beschikking over een servicecentrum, waar heel veel op voorraad is. Ook de zogeheten ‘2good2waste-producten’. Aan kwaliteit heeft deze apparatuur niets ingeboet. Canon en Konica Minolta zijn twee absolute A-merken, met een hele lange productlevensduur. De klant zal er in gebruik niets van merken dat het niet nieuw meer is en er krijgt dezelfde servicegarantie als bij de aanschaf van nieuwe producten. In recessietijd denken wij op deze manier mee met de klant.” Managed Printing Partner is altijd bezig met vernieuwing en heeft grote ambities. “Partnerschap en continuïteit voor de lange termijn; dat streven wij na. En het is uiteindelijk de intentie dat Managed Printing Partner doorgroeit van een regionale partner tot een landelijke partner.” Wat blijft is dat de klant altijd centraal staat. “De dienstverlening moet meer dan ooit aansluiten op hun vraag. Dat doen wij al vanaf het prille begin. De marktkoopman die vroeger met zijn kar door het dorp trok, wist ook precies waar hij moest zijn om van zijn waar af te komen en wat hij in welke plaats moest aanbieden. De klant van nu verwacht geen afgeladen kar of dure spullen, maar dat erop ligt wat hij nodig heeft. De dienstverlening en filosofie van Managed Printing Partner is daar volledig op gestoeld.”