Elk jaar opnieuw staat uw onderneming weer voor de uitdaging om een correct en duidelijk jaarverslag op te stellen. Het is een klus die de nodige tijd en moeite kost, zeker als u van uw jaarverslag een visitekaartje voor uw onderneming maakt. Een mooi opgemaakt en goed leesbaar jaarverslag, dat u ook nog eens online zet, kan een handig middel zijn om potentiële belanghebbenden en geïnteresseerden te informeren over de ontwikkelingen binnen uw onderneming.
Het jaarverslag bestaat doorgaans uit twee onderdelen: het financiële jaarverslag met daarin de jaarrekening en de algemene inhoudelijke terug- of vooruitblik waarin u strategische kaders en doelstellingen afzet tegen de doelen die zijn bereikt in het betreffende jaar. Met het schrijven van een jaarverslag is het management dus wel even bezig. Ook voor de financiële afdeling is dit best een klus. Voor een kleinere onderneming kan het een aantal weken in beslag nemen. Het verslag moet langs een aantal afdelingen binnen uw onderneming en voor de financiële afdeling is het belangrijk vinger aan de pols te houden: de cijfers moeten immers kloppen, inzicht geven in het vermogen en het resultaat en passen binnen het hele plaatje van de onderneming. Door u te verdiepen in meer dan alleen het aanleveren van cijfers voor het jaarverslag, komt u beslagen ten ijs.
Toonbaar
Een jaarverslag moet toonbaar zijn voor iedereen die ernaar vraagt. Denk aan klanten, relaties, sponsoren, subsidieverstrekkers, adverteerders en andere belanghebbenden. Om het lezen van zo’n verslag aantrekkelijker te maken, is het belangrijk dat het verslag er ook goed uitziet. Zorg dus voor een aansprekend omslag, een overzichtelijke inhoudsopgave en een toegankelijk voorwoord, eventueel met foto en handtekening. Zo weet de lezer met wie hij te maken heeft. Goede koppen en trefwoorden maken het gemakkelijker voor de lezer om de tekst te scannen. Waar mogelijk kan het visueel aantrekkelijk zijn om tekstblokken af te wisselen met tabellen en grafieken. Cijfers, die voor u in één oogopslag duidelijk zijn en makkelijk te interpreteren komen dan meer tot leven. Dat is voor lezers van het jaarverslag die niet dagelijks met cijfers werken aantrekkelijk. Als u bijvoorbeeld de cijfers vergelijkt met resultaten van het jaar daarvoor en met de begroting voor het aankomende jaar, krijgen ze ook een dynamische context. Ook kunt u uw onderneming letterlijk een gezicht geven door foto’s van uw werknemers op de werkplek op te nemen. Vraag wel eerst na of uw werknemers hier prijs op stellen.
Grafieken
Inmiddels worden de meeste jaarverslagen niet langer op papier gedrukt maar verschijnen ze digitaal. Het voordeel daarvan is dat u ze gemakkelijk kunt delen, via uw website, maar ook op social media. Bovendien kunt u er eenvoudig tot het laatste moment wijzigingen in aanbrengen. Daarnaast is een digitale versie milieuvriendelijker. Let er wel op dat het ook leesbaar moet zijn als u het uitprint; er zijn altijd mensen die liever van papier lezen. Er zijn ook inhoudelijke en grafische voordelen. Zo kunt u complexe tabellen en grafieken interactief maken, waarbij de lezer met één muisklik kan bepalen welke gegevens of periodes hij met elkaar vergelijkt. Verder kunt u complexe informatie linken aan achtergrondartikelen.
Strategie
Vormgeving en opmaak gaan steeds meer hand in hand met de strategische (communicatie) functie die een jaarverslag heeft. Jaarverslagen blikken steeds vaker ook strategisch vooruit en niet alleen terug, met aandacht voor elk onderdeel van de onderneming en de toegevoegde waarde voor de achterban en omgeving. Ook worden steeds vaker interne en externe belanghebbenden betrokken bij het opstellen van het jaarverslag. Het kan hier gaan om uw werknemers van verschillende afdelingen, uitzendkrachten, stagiairs of eventueel vrijwilligers, maar ook om externe relaties of klanten: ze hebben allemaal een band met uw onderneming.
U kunt bijvoorbeeld een kort interview houden over het inboeken van facturen in een boekhoudsysteem waarvoor uw onderneming heeft gekozen. Of laat een grote afnemer reageren op een thema of een prikkelende stelling die betrekking heeft op uw onderneming. Haal vervolgens uit elk interview één of twee opvallende citaten en gebruik deze als kop of – als er een raak citaat bij zit – als titel voor uw jaarverslag. Deze rubrieken zijn, als uw jaarverslag ook online beschikbaar is, direct ook goede reclame voor uw onderneming.
Media
Is uw onderneming in de media geweest, toon dit dan door bijvoorbeeld krantenartikelen in te scannen of plaatjes van websites op te nemen in uw verslag. Bij een digitaal jaarverslag kunt u ook gemakkelijk linken naar eventuele tv- of radiofragmenten waarin uw onderneming ter sprake is gekomen. Zo vormt het jaarverslag het beste bewijs dat uw onderneming goed functioneert en midden in de samenleving staat, met aandacht voor tevreden klanten, partners en werknemers. Zij vormen, net zo goed als het jaarverslag zelf, het visitekaartje!
Extern
Beschikt uw onderneming niet over een afdeling communicatie of eigen vormgever, dan kunt u voor de opmaak van uw jaarverslag een apart vormgevings- of communicatiebureau inschakelen. Bedenk eerst goed wat u voor ogen heeft voordat u zich begeeft in het woud van tarieven en offertes. Schakelt u een externe partij in voor de opmaak en tekstredactie, dan zult u hiervoor budget moeten reserveren. Daarnaast heeft een externe partij natuurlijk niet zo’n binding met uw onderneming als het management zelf. Houd dus altijd zelf, zeker als het de financiële cijfers betreft, de regie in handen, uiteraard in overleg met de directie. U kunt zich ook oriënteren op het groeiende leger zzp’ers en dtp’ers (iemand die documenten bewerkt voor drukwerk) en tekstschrijvers. Vaak kunt u die voor een project inhuren tegen lagere tarieven dan die van een groot bureau.
