Er is eigenlijk geen enkel bedrijf meer dat ter ondersteuning van haar bedrijfsproces geen gebruik maakt van software. ERP, CRM, WMS of wellicht een scala van Excel-sheets, zonder kunnen bedrijven niet meer. Met de uitdaging om steeds sneller veranderende omgevingsfactoren, zowel intern als extern, het hoofd te kunnen bieden kan de noodzaak ontstaan om bestaande software te vervangen. Soms vanuit functioneel oogpunt, maar vaker nog vanuit technologisch perspectief.
Een belangrijk besluit met grote impact voor de organisatie. Immers, het implementeren van nieuwe software gaat niet slechts alleen over techniek, maar is een uitdaging voor de gehele organisatie. Ja, het staat bol van kansen en mogelijkheden, maar het brengt ook risico’s met zich mee. Want men werkt al jaren op een bepaalde manier en hoe gaat dat straks?
Bij de zoektocht naar nieuwe software moet onder meer worden bepaald wat leidend is: ‘houden we vast aan het eigen proces of is het mogelijk om ons aan te passen aan de wijze waarop de (standaard)applicatie werkt?’ Waar ook voor gekozen wordt, het bedrijfsproces dient helder in kaart te worden gebracht en beschreven. Want een misverstand is zo geboren. En aangezien in het voortraject altijd alles mogelijk is en er eigenlijk nooit onmogelijkheden zijn, is het zaak om elkaar (klant en leverancier) heel goed te begrijpen. Want uitdagingen komen er daarna nog genoeg.
Belangrijk is ook om te beseffen dat er een principieel verschil is tussen softwareconsultants en businessconsultants. Zwart-wit gezegd denkt de softwareconsultant vanuit het product dat verkocht wordt en de businessconsultant vanuit het bedrijfsproces. Te vaak komen we tegen dat de onderlinge ‘handshake’ niet plaats vindt en pas na ingebruikname de zure constatering komt dat het toch allemaal net wat anders werkt. ‘Als ik dit had geweten, dan ….’ Helaas!
Een andere uitdaging is de oplijning van de organisatie. Onze ervaring is dat het succes van de softwarekeuze voor 20% met de techniek en voor 80% met de organisatie te maken heeft. Dit vraagt er om dat reeds bij aanvang van de implementatie het Change Management vormt krijgt. Door middel van betrokkenheid van key-users bij afgebakende trajecten, inrichtingsbesluiten, voldoende training en uitgewerkte testscenario’s werken aan zelfredzaamheid van de organisatie. Want alleen dan kan een implementatie succesvol worden afgerond. En dat gaat dus niet vanzelf!
‘Overbekend verhaal’ zegt u. Dat is ook zo. Ondertussen hebben wij het druk met het dichten van allerlei gaten tussen business en ICT. Pijnlijk en kostbaar, want met een integraler benadering had dit voorkomen kunnen worden!
– Martin Meulendijk
