Overig

Automatisering in de accountancy

468

U heeft de radioreclames van de afgelopen tijd vast wel gehoord, zoals ‘Houd u administratie bij in de cloud’ of ‘Nooit meer gedoe met parkeerbonnetjes dankzij onze nieuwe tankpas’. Dankzij slimme technieken vindt op dit moment op grote schaal een snelle automatisering plaats.

Deze automatisering biedt volop kansen, maar ook risico’s. Zo staat de accountancy branche op het punt een groot deel van haar administratieve dienstverlening te verliezen aan ‘slimme software’. Zijn er over vijf of tien jaar überhaupt nog mensen nodig voor het voeren van een administratie?

Softwareleveranciers proberen natuurlijk ook voet aan de grond te krijgen bij het ondernemen in de cloud. Binnen ons kantoor werken wij veel met Exact Online, omdat dit voor onze klanten een gebruiksvriendelijk pakket is. Zo kan men bijvoorbeeld bij bepaalde banken een automatische koppeling tot stand brengen, welke koppeling ervoor zorgt dat de bankafschriften automatisch ingelezen en geboekt worden. Ook kan de klant betalen en incasseren via dit pakket, zodat écht inzicht kan ontstaan in de administratie. Doordat het hele pakket via internet te bereiken is, kan de administratie in beginsel vanaf elke plek worden gevoerd. Uiteraard blijft het ook mogelijk voor de klant om gebruik te maken van andere administratiesoftware.

Administratiesoftware is als één van de eerste pakketten online gegaan, maar er zijn meer ontwikkelingen gaande. Een daarvan is het zogenaamde ‘Scannen & Herkennen’. Daarbij levert de klant een stapel facturen aan die wij vervolgens scannen. De software leest vervolgens de facturen uit en koppelt deze aan een debiteur of crediteur. Tot slot maakt de software een boekingsvoorstel die, na akkoord van de boekhouder, door Exact Online (of eventueel een ander pakket) wordt geboekt.

Moeten accountantskantoren nu bang worden van het automatiseringstempo? Wij denken van niet. De automatisering biedt namelijk ook volop kansen. Doordat wij met deze nieuwe technieken in veel gevallen minder tijd kwijt zijn met de administratieve dienstverlening, hebben wij meer tijd om de klant te adviseren en te helpen bij het ondernemen.

Zo verwachten wij dat proactieve advisering steeds belangrijker gaat worden. Er zijn nog tal van andere mogelijkheden om voor ondernemers van toegevoegde waarde te zijn, bijvoorbeeld op het gebied van HRM. Op dit moment loopt de accountant of administrateur vaak letterlijk achter de feiten aan. De ‘accountant 2.0’ zal zijn blik echter meer en meer op de toekomst richten.

Bij onze klanten bestaat veel belangstelling voor onze ontwikkelingen op het gebied van de automatisering. Zo melden verschillende klanten zich vrijwillig aan voor bepaalde ‘pilots’.  Wij zijn op dit moment bezig met het invoeren van ‘Scannen & Herkennen’ bij de klant ter plaatse, zodat deze zijn facturen niet eerst naar ons hoeft te sturen. Daarmee verwachten we weer de volgende stap te kunnen zetten.

Wij blijven de ontwikkelingen in onze branche op de voet volgen en bepalen voor iedere technologie afzonderlijk of wij deze van voldoende toegevoegde waarde vinden voor onze klanten. We moeten immers niet vergeten dat ICT-storingen één van de grootste frustraties op de werkvloer zijn. Derhalve geldt zeker op het gebied van automatisering dat ‘kwaliteit voor kwantiteit’ gaat.