Regelmatig verschijnen in de media berichten over mislukte automatiseringsprojecten en de afhankelijkheid van IT-leveranciers. Goed om eens stil te staan bij de continuïteit van IT-systemen en risico’s, bijvoorbeeld bij faillissement. De IT-notaris kan u hier bij helpen.
Rol notaris
Een notaris levert rechtszekerheid. Onroerend goed kan niet worden overgedragen zonder notaris. Een testament is niet rechtsgeldig zonder de tussenkomst van een notaris. De overheid heeft in beide gevallen de tussenkomst van de notaris verplicht gesteld.
Het maken, gebruiken en overdragen van software kan zonder notaris. Dit kan vlekkeloos verlopen… totdat er (juridisch) wat misgaat. Uw softwareleverancier beëindigt bijvoorbeeld zijn bedrijfsactiviteiten. Of besluit uw bedrijfskritische software niet langer te verkopen of te onderhouden. U moet er niet aan denken dat uw bedrijfsactiviteiten daardoor in gevaar komen!
Door in een vroegtijdig stadium de notaris bij aanschaf en gebruik van IT te betrekken, krijgt u rechtszekerheid. Rechtszekerheid die zorgt voor bedrijfszekerheid. Dezelfde rechtszekerheid die geldt voor de overdracht van een huis en een testament geldt dan ook voor de aanschaf en het gebruik van software.
Escrow bij de IT-notaris
Om ervoor te zorgen dat u altijd de mogelijkheid heeft om gebruik te blijven maken van uw programmatuur kan uw softwareleverancier een zogenaamde Escrow-regeling afsluiten met de IT-notaris. In het kort komt dit hierop neer, dat de producent/leverancier de broncode van de software die bij u in gebruik is, dus de onderliggende structuur, programmacode, hulpprogramma’s en documentatie, in bewaring geeft bij een onafhankelijke derde. Als de softwareleverancier niet meer voor het leveren, onderhouden en ondersteunen van het programma wil of kan zorgen, kan de gebruiker dan zelf toegang verkrijgen tot deze vitale bestanden en informatie.
Daarmee is de verdere ontwikkeling van het programma en de blijvende beschikbaarheid van de data mogelijk. De
continuïteit van de toegankelijkheid tot bedrijfskritische gegevens gaat niet verloren. Daarmee is de investering qua geld en menskracht zeker gesteld.
Ook indien u gebruik maakt van SaaS-diensten, kan de IT-notaris continuïteit leveren door bijvoorbeeld doorbetalingsregelingen te treffen voor de door de softwareleverancier ingeschakelde datacenters.
Kortom, denk goed na als u afhankelijk bent van de software in uw bedrijf.
Tony Stivaktas
