Na een lange winter breekt het voorjaar weer aan. Het voorjaar is bij uitstek de periode om de combinatie tussen werk en privé in balans te brengen. Voor werknemers lonkt het dan om vaker vanuit huis te werken. Zolang dit het ondernemersbelang niet schaadt, staan ondernemers daar veel meer voor open dan bijvoorbeeld tien jaar geleden. Immers, een gemotiveerde medewerker kan heel goed presteren in zijn vertrouwde omgeving. Bovendien is met de multimedia van vandaag veel mogelijk op het gebied van thuiswerken, zoals de toegang tot het zakelijke computernetwerk en online vergaderen. Vaak zijn medewerkers vanuit huis ook sneller geneigd om ’s avonds nog eens een uurtje door te gaan. Maar hoe zit het precies met de vergoeding voor zo’n thuiswerkplek?
Wel of geen vergoeding
Over deze kwestie heeft de Rechtbank Den Haag zich in februari nogmaals gebogen. Het oordeel is ongunstig uitgevallen voor de werknemer. De werkruimte van de werknemer thuis bestaat doorgaans uit een ’werkhoek‘ in de woon- of slaapkamer of een apart daarvoor ingerichte kamer in de woning. In die gevallen zijn de kosten niet door de werkgever belastingvrij te vergoeden. Het woongenot blijft in de ogen van fiscus en rechtbank de boventoon voeren. Ook kosten voor meubilair en apparatuur zijn in die gevallen niet belastingvrij te vergoeden. Elke vergoeding die de werkgever hiervoor betaalt, wordt gezien als loon en is, wanneer geen gebruik wordt gemaakt van de werkkostenregeling, belast volgens de gebruikelijke progressieve tarieven.
Voorwaarden
De werkgever mag de kosten van de werkplek alleen belastingvrij vergoeden indien het gaat om een zelfstandige ruimte: een ruimte die tenminste afzonderlijk (van buiten) toegankelijk is en die tevens over eigen faciliteiten beschikt zoals sanitair. Maar, er zijn nog twee belangrijke voorwaarden:
- Het moet gaan om een zelfstandige werkruimte.
- De werkplek op de zaak moet als het ware ondergeschikt zijn aan de thuiswerkplek: tenminste 70% van het inkomen moet worden verdiend vanuit de thuisplek.
Als de thuisplek aan bovenstaande voorwaarden voldoet, dan mag de werkgever kosten vergoeden voor:
- Huurwaarde, afhankelijk van de huur of de WOZ waarde bij een eigen woning;
- Inrichting: in beginsel maximaal
€ 1.815 inclusief BTW per vijf jaar.
Hiervoor is het voldoende dat men één dag per week op deze thuis werkplek werkt. Dit moet blijken uit een schriftelijke overeenkomst die vastligt in de loonadministratie. Het meubilair en verlichting moeten voldoen aan de eisen van de arbeidsomstandighedenwet ;
- Computerapparatuur, mits voor tenminste 90% zakelijk gebruikt;
- Telefoonaansluiting en -abonnement, mits voor tenminste 10% zakelijk gebruikt.
In de praktijk komt het meestal voor dat een werknemer deels thuiswerkt en dus niet altijd volledig vanuit huis. Hoewel in de publiciteit thuiswerken steeds meer wordt gestimuleerd, komt er op neer dat de regelgeving in de praktijk nog niet goed op deze situatie is afgestemd. De wetgeving biedt werkgevers vrijwel geen mogelijkheden om de werknemer belastingvrij te faciliteren.
Werkkostenregeling
Vanaf 2011 kan de werkgever kiezen voor de zogenaamde werkkostenregeling. De kosten voor de thuiswerkplek vallen dan onder de zogenaamde vrije ruimte. Indien deze nog ruimte laat, kan een bedrag belastingvrij worden vergoed, maar dit zal in de praktijk meestal heel beperkt zijn.
Kortom: Een thuiswerkplek biedt weliswaar veel voordelen, maar iemand moet de rekening betalen. In de ogen van de wetgever is dat momenteel toch de werknemer.
– Marielle Spuijbroek
