Via www.vergaderenindordrecht.nl zet Dordrecht zich op de kaart als vergaderstad bij uitstek. Dat is geen nieuw gegeven. In Dordrecht zijn al veel historische bijeenkomsten gehouden. Een
beroemd voorbeeld daarvan is de Eerste Vrije Statenvergadering op 19 juli 1572 in Het Hof van Dordrecht. Daar werd het fundament voor de Staat der Nederlanden gelegd.
Vandaag de dag kent de stad en omgeving nog steeds bijzondere vergaderplekken, in vele soorten en maten: klein, groot, stijlvol, ‘typisch Dordts’. Vaak met een historisch karakter, altijd sfeervol en gastvrij, dat vinden de deelnemers aan het rondetafelgesprek over de vergadermogelijkheden in de Drechtsteden althans. Aan tafel hebben plaatsgenomen Yvonne van Dijk en Joost van der Hout (Van der Valk Hotel ARA), Boy van Prooijen (Het Pakhuis in Vino Veritas), Ad Janssen (GasteRhoon Groep), Marco Verdouw (Stayokay Dordrecht en Rotterdam) en Robert Spakman (MeetingReview).
Reviews
Al tijdens het voorstelrondje ontstaat er een discussie over de verschillende recensiesites die er zijn. Een review van een bezoek aan een vergaderlocatie biedt voor- en nadelen. Robert Spakman gaat hier dieper op in. Hij is ruim een jaar geleden gestart met MeetingReview, een platform waar meetinglocaties en -diensten zich kunnen presenteren. Op MeetingReview kan een gast een review schrijven. Een positieve review is altijd welkom, maar een negatieve review bezorgt de vergaderlocatie meestal de nodige hoofdbrekens. “Een negatieve review is niet erg, maar wel lastig. Als je de review goed oppakt en hierop online reageert, kan het zelfs in je voordeel gaan werken. Bij uiterst negatieve reacties is dit zelfs niet altijd nodig. De bezoeker van een reviewsite is niet gek, notoire zeurpieten worden snel herkend. Overigens leest 80% van de Nederlandse consumenten reviews voordat zij een beslissing nemen.” Boy van Prooijen zegt dat vooral kleinere ondernemers niet altijd weten hoe zij met negatieve reviews moeten omgaan.
Levert samenwerking wat op?
Ruim twee jaar is de website vergaderenindordrecht.nl in de lucht. Een initiatief van Dordrecht Marketing en horecaondernemers. Ad Janssen: “Het is goed om gezien te worden. Zeker voor de langere termijn moeten we er voor zorgen dat we in beeld blijven. Ik hoop dat zich nog meer ondernemers aansluiten.” Marco Verdouw vindt de vergadersite een goed initiatief. “Regelmatig merk ik dat ik Dordrecht moet verdedigen. De stad is nog te onbekend, er zijn echter veel pluspunten. De gezamenlijk slagkracht mag wat mij betreft nog groter.” Joost van der Hout vertegenwoordigt het enige hotel dat Zwijndrecht rijk is. “Samenwerking is altijd goed. Wij zijn positief gestemd over de vergadersite. Bovendien voelen wij ons verbonden met Dordrecht, er ontstaat een wisselwerking tussen de binnenstad en het buitengebied. Ons hotel heeft wat dat betreft toegevoegde waarden.” Dat er meer samenwerking nodig is, zijn de deelnemers het al gauw eens. Ad Janssen, Boy van Prooijen en Marco Verdouw zijn van mening dat bij puur Dordtse evenementen de samenwerking best nog hechter zou mogen. “Elkaar de business gunnen, moet hoger in het vaandel staan.”
Wat gebeurt er nog meer?
De vergadersite is niet het enige wapen in de strijd om de vergaderlocaties volgeboekt te krijgen. Zo nodigt men regelmatig ‘beslissers’ op dat gebied uit om kennis te maken met de vergaderlocaties en de stad. Voor diezelfde beslissers zijn er in 2015 op 26 maart en 24 april proeverijen. Wat doen de vergaderlocaties er zelf aan om de Drechtsteden op de kaart te houden? Yvonne van Dijk: “Als wij gasten voor een vergadering binnen hebben, proberen wij het verblijf zodanig in te vullen dat de gast ook voor andere (privé)gelegenheden bij ons terugkomt.” Joost van der Hout benadrukt nog maar eens dat de vergadersite optimaal moet blijven met actuele content. Dat is lastig
genoeg en daarbij steekt hij de hand in eigen boezem. Andere beslommeringen zorgen ervoor dat niet altijd gebeurt. Ad Janssen ervaart hetzelfde. “De site ziet er professioneel uit, maar door tijdgebrek kan ik te weinig tijd en energie in de site steken.”
Wat zijn de ontwikkelingen in vergaderland?
Boy van Prooijen: “Veel vergaderingen worden tegenwoordig intern bij het bedrijf of organisatie gehouden. Het is best een lastige markt, ook voor wat betreft het samenstellen van de arrangementen en de bijbehorende prijsstelling.” Ook Marco Verdouw merkt een verschuiving op. “Vroeger werd zelfs het afdelingsoverleg al buiten de deur gehouden. Die tijd is voorbij. Er is gewoon minder budget te besteden. Toch merken we dat de vergadermarkt weer aantrekt, men kiest dan vaak voor back-to-basic. Onze accommodatie is uitstekend geschikt voor trainingen en minder voor The Board of Directors.” Ook Yvonne van Dijk merkt dat er veranderingen zijn. “Ons hotel heeft een unieke ligging, jammer is dat veel buitenactiviteiten tegenwoordig afvallen als er vergaderingen of andere bijenkomsten worden gereserveerd bij ons, terwijl wij daar juist zo geschikt voor zijn.” Ook Ad Janssen heeft zo zijn bedenkingen over de ontwikkelingen. “Wie vraagt er nu bijvoorbeeld nog zaalhuur?” Daarover zijn de opvattingen verdeeld. Bij Van der Valk Hotel ARAis afhankelijk van het vergaderarrangement de zaalhuur en AV-hulpmiddelen inclusief. WI-FI is ook zo’n geval. Moet je dat wel of niet berekenen? Ook hierover bestaat geen eenduidigheid. Stayokay berekent geen kosten door en heeft alleen WI-FI in de gezamenlijke ruimtes. “Het voordeel is dat veel gasten ’s avonds beneden zitten en daarbij ook nog wat bestellen,” zegt Marco Verdouw. Over het algemeen is de tendens dat WI-FI tegenwoordig overal gratis wordt aangeboden.
Bereikbaarheid en parkeren blijft een heet hangijzer?
Dordrecht is evenementenstad van het jaar geweest en de gemeente zet Dor-drecht duidelijk op de kaart. Goede initiatieven om meer bezoekers naar de stad te trekken. Toch is er de nodige scepsis. Van Ad Janssen is bekend dat hij grote moeite heeft met de bereikbaarheid van en het parkeerbeleid in het centrum van Dordrecht. “De stad zit vaak op slot. De praktijk is dat gasten c.q. toeristen het centrum niet kunnen bereiken en parkeren lastig is. Dan is alle promotionele moeite tevergeefs.” Ook Boy van Prooijen heeft met dit fenomeen te maken. “Ik ben dikwijls bezig om onze gasten de stad binnen te loodsen en ze op de juiste manier weer de stad uit te krijgen.” Marco Verdouw snapt de frustratie. “De randvoorwaarden moeten in de binnenstad top zijn en dat is voor wat betreft de horeca zeker niet het geval.”
Het rondetafelgesprek loopt ten einde. Vergaderen in de regio Dordrecht biedt de gasten veel mooie locaties, service en comfort. Om dat onder de aandacht te brengen is er meer nodig dan alleen de vergadersite en wordt er actief gewerkt aan meer bekendheid via tijdschriften, andere sites en social media. Robert Spakman tot besluit: “We moeten de focus ook niet alleen leggen op full online, het is zaak een goede spreiding over de media te vinden. Maar uiteindelijk bepalen de gasten wat ze van je locatie en je diensten vinden. Als ze hun positieve ervaringen met andere delen, kan daar geen campagne tegenop.”
