Overig

Nieuwe regels voor de werkgever leiden tot vragen en misverstanden

739

Nu alle eindejaars- en opstartstress van de loonadministratie achter ons ligt, maken werkgevers zich op voor het doorvoeren van de werkkostenregeling en de Wet Werk en Zekerheid

Dat leidt tot veel praktische vragen en misverstanden. De meest voorkomende legden we voor aan Mariëlle Spuijbroek, fiscalist bij DRV Accountants & Adviseurs.

Misverstand 1:

Het geven van een kerstpakket wordt te duur

Op verjaardagen en borrels een veel gehoord misverstand: het kerstpakket is exit, want het kerstpakket wordt vanaf 2015 extra belast. Waardoor is dit misverstand ontstaan? Door de invoering van de werkkostenregeling is alles wat iemand van zijn werkgever ontvangt loon, tenzij het loon:

–  specifiek door de wetgever bestempeld wordt als vrijgesteld; of

–  nihil wordt gewaardeerd; of

–  beschouwd wordt als kosten die worden gemaakt voor de werkgever; of

–  valt in de vrije ruimte.

Het kerstpakket dat de werkgever geeft, valt in de vrije ruimte. De hoogte van de vrije ruimte wordt bepaald door 1,2% van de loonsom die een werkgever heeft. Een werkgever kan, vanzelfsprekend binnen bepaalde grenzen, zelf bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen vallen in deze vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever een eindheffing verschuldigd van 80% over de overschrijding.

Wat betekent dit nu? Stel een werkgever heeft vijf medewerkers en een totale loonsom van € 150.000. Zijn vrije ruimte bedraagt dan € 1.800. Hij verstrekt aan zijn werknemers naast het normale salaris het volgende op jaarbasis:

–  kerstpakket                                      € 350

–  cadeaubon voor verjaardag                € 250

–  etentje begin zomervakantie              € 400

–  borrels op de werkplek                      € 400

In de vrije ruimte vallen de volgende verstrekkingen: het kerstpakket, de cadeaubon en het etentje. Per saldo
€ 1.000. Dit betekent dat het kerstpakket, de cadeaubon en het etentje niet worden belast, want de vrije ruimte bedraagt € 1.800. Deze werkgever heeft zelfs nog vrije ruimte over.

Onder de oude regeling werd de cadeaubon voor de verjaardag gebruteerd en viel het kerstpakket onder de zogenaamde eindheffing. Deze werkgever betaalt dus door de invoering van de werkkostenregeling minder belasting, dus hoezo wordt het kerstpakket extra belast?

Zou de werkgever naast de bovengenoemde verstrekkingen ook nog aan twee werknemers een fiets van de zaak hebben verstrekt van in totaal € 1.000, dan zou er een overschrijding van de vrije ruimte zijn geweest van
€ 200. Over deze overschrijding is de werkgever een loonheffing verschuldigd van € 160. Dit zijn dan extra (van de winst aftrekbare) kosten voor de werkgever. Er is dan wel sprake van een extra belastingheffing.

Het is dus absoluut niet zo dat een kerstpakket altijd extra wordt belast en daardoor dus niet gegeven zal worden. Dit is geheel afhankelijk van het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen die bij de werkgever binnen de vrije ruimte vallen.

Misverstand 2:

Zelfs over een fruitmand moet ik voortaan belasting betalen

Geschenken aan werknemers vallen in de vrije ruimte. Geschenken in natura tot € 25 (inclusief btw) bij bijzondere gelegenheden zijn onder voorwaarden nog belastingvrij. U kunt hier denken aan een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen dan de werkgever een dergelijke attentie geeft bij de desbetreffende gelegenheid.

Wanneer bij ziekte een fruitmand of een bloemetje aan een werknemer wordt gegeven, wordt dit onder de werkkostenregeling beschouwd als verstrekt uit medelevendheid en valt niet in de vrije ruimte.

Kortom, afhankelijk van de gelegenheid en de hoogte van het geschenk kan een geschenk belastingvrij gegeven worden, zonder dat de vrije ruimte daarmee wordt ingekort.

Vraag 1: 

Mag ik onbelast (overwerk)maaltijden vergoeden?

Het komt ook bij u waarschijnlijk regelmatig voor dat uw werknemer een door u betaalde maaltijd eet. Wordt deze maaltijd onder de werkkostenregeling belast?

De volgende maaltijden worden automatisch gericht vrijgesteld:

–  maaltijden tijdens overwerk of op koopavonden;

–  maaltijden tijdens dienstreizen;

–  therapeutisch mee-eten;

–  maaltijden die onderweg worden genoten door mobiele en ambulante werknemers;

–  maaltijden die samen met cliënten worden genoten op een andere locatie dan de werkplek; en

–  maaltijden die op een niet-vaste werkplek worden genoten, maaltijden aan boord van vliegtuigen, schepen, boordplatforms etc.

Het uitgangspunt hierbij is, dat er tussen 17:00 en 20:00 door de aard van de werkzaamheden niet thuis gegeten kan worden.

Overige verstrekte maaltijden uit bijvoorbeeld een bedrijfskantine vallen tegen een forfaitair bedrag van
€ 3,15 in de vrije ruimte.

Consumpties op de werkplek (niet zijnde maaltijden) kunt u belastingvrij verstrekken.

Vraag 2:

Wat is de aanzegtermijn voor arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd?

Vanaf 1 januari 2015 is in de wet bepaald dat de werkgever een werknemer met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd minimaal één maand voor het einde van de arbeidsovereenkomst moet aangeven of zijn of haar arbeidsovereenkomst al dan niet wordt verlengd. Dit wordt aanzeggen genoemd.

Doet u dat niet, dan bent u voor elke dag dat u te laat bent met aanzeggen, een boete verschuldigd van een dagloon. Dit betekent, dat de boete die u uw ex-werknemer moet betalen, maximaal één maandloon kan bedragen.

Houd de aanzegtermijnen dus goed in de gaten en voorkom dat u een boete moet betalen.

Vraag 3: 

Ben ik verplicht mijn werknemers scholing te geven?

Door de invoering van de wet Werk en Zekerheid is er ook een verplichte scholing van werknemers geïntroduceerd. Deze verplichting gaat in per 1 juli 2015 en houdt het volgende in: u moet uw werknemer in staat stellen scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn functie. Wanneer u niet voldoende investeert in de scholing van uw werknemers, kan een kantonrechter of UWV stellen dat u geen goed werkgever bent geweest en daardoor het ontslag van een werknemer tegenhouden.

Door de invoering van de werkkostenregeling en Wet Werk en Zekerheid verandert er veel voor werkgevers. Uzelf goed informeren kan u veel geld besparen en misverstanden voorkomen. Er is veel informatie te vinden over de gevolgen van de beide wetten, bijvoorbeeld op www.drv.nl/werkkostenregeling en www.drv.nl/wetwerkenzekerheid, waar u onder meer webinars kunt bekijken.