Steeds meer organisaties streven naar een papierloos kantoor. Om dit te realiseren is papierloos vergaderen een goede eerste stap waarbij de iPad een belangrijke rol vervult. Veel bedrijven en gemeenten hebben deze eerste stap inmiddels gezet en voorzien de vergaderdeelnemers tegenwoordig van digitale vergaderstukken voorafgaand aan de vergadering.
Door de vergaderstukken digitaal beschikbaar te maken, hoeft een organisatie zelf geen stukken meer te printen en zijn deze eenvoudiger te distribueren naar de vergaderdeelnemers. De iPad betaalt zich onder andere terug door minder papier- en kopieerkosten te maken, maar vooral door het besparen van de vele arbeidsuren. Aangezien de vergaderstukken digitaal worden verzonden vindt er in sommige gevallen ook nog een besparing op portokosten plaats.
Papierloos vergaderen op de iPad werkt tijd- en kostenbesparend. Zo heeft een vergaderdeelnemer al zijn agenda’s, vergaderstukken en andere documenten overzichtelijk en gestructureerd op één plaats beschikbaar. Bovendien zijn vergaderstukken eenvoudig te lezen, annotaties te maken en te delen met andere vergaderdeelnemers.
Het succes van papierloos vergaderen wordt bepaald door veiligheid, beschikbaarheid en eenvoud. Bedrijfsgevoelige informatie mag in geen enkel geval bereikbaar zijn voor ongeautoriseerde personen, zowel intern als extern. De documenten moeten daarentegen te allen tijde voor geautoriseerde personen beschikbaar zijn, onafhankelijk van de locatie en het tijdstip. Papierloos vergaderen wordt echter pas echt mogelijk als de beheeromgeving eenvoudig in gebruik is. Amac Pro helpt u graag bij de overstap naar papierloos vergaderen en adviseert u in de voornaamste toepassingen.
Amac realiseert papierloos vergaderen met OurMeeting. Deze webbased tool van leverancier DocWolves is de ideale oplossing voor organisaties die met regelmaat vergaderingen organiseren. OurMeeting is een complete
oplossing voor papierloos vergaderen en bestaat uit twee onderdelen, OurMeeting management voor het secretariaat en OurMeeting member voor de vergaderdeelnemer. Het biedt zowel het secretariaat als vergaderdeelnemers diverse mogelijkheden. Het gebruik van OurMeeting is aantrekkelijk vanwege het gemak, de veiligheid en de eenvoud. De online beheeromgeving geeft u als organisator veel meer grip op de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van een vergadering.
Lennard Piket
