In de praktijk zie ik vaak dat twee partijen besluiten zaken met elkaar te doen zonder dat daaraan een schriftelijke overeenkomst ten grondslag ligt. Vaak is er nog wel wat vastgelegd per e-mail, maar beperkt dat zich enkel tot de hoofzaken.
Indien het een eenmalige transactie of een overeenkomst betreft die korte tijd loopt, gaat dit vaak wel goed. In een dergelijk geval kan over en weer een goede risico-inschatting gemaakt worden. Naarmate een overeenkomst wordt gesloten waarvan voorzien wordt dat deze meerdere jaren gaat lopen, is het lastiger een goede risico-inschatting te maken. De toekomst voorspellen is een kwaliteit die – oude vrouwtjes op de kermis uitgezonderd – de meesten van ons niet bezitten.
Het belang om afspraken goed vast te leggen, neemt dus toe naarmate voorzien wordt dat een overeenkomst langer zal lopen. Bij voorkeur gebeurt dit in een aparte overeenkomst, maar het kan ook al zeer nuttig zijn als meer aandacht wordt besteed aan per e-mail vastgelegde afspraken. Aspecten die daarbij weleens worden vergeten zijn de looptijd en beëindiging. Indien daarover niets is vastgelegd, leidt dit regelmatig tot moeilijke discussies als één van de partijen – om wat voor reden dan ook – besluit een langlopende overeenkomst niet voort te zetten.
De vraag die dan aan mij gesteld wordt is of dit zomaar kan. Als eerste kijk ik dan naar wat daarover expliciet is afgesproken. Als daarover niets is afgesproken betekent dat er vrijwel altijd ruimte is voor discussie. Belangrijk is dan de vraag of partijen een overeenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd hebben willen sluiten. In het eerste geval kan dit – als de overeenkomst eerder wordt beeindigd dan partijen beoogden – tot forse schadeclaims leiden. Overeenkomsten moeten immers worden nagekomen. In het tweede geval – als het een overeenkomst voor onbepaalde tijd betreft – draait het meestal om de vraag of een voldoende lange opzegtermijn in acht is genomen. Dat is ook vaak een punt van discussie. Indien geen voldoende lange opzegtermijn in acht is genomen dan kan de opzegging ongeldig zijn en/of schadevergoeding verschuldigd zijn.
Dergelijke discussies kunnen vaak worden voorkomen door bij het vastleggen van de afspraken aandacht te besteden aan de looptijd en de vraag of, en, zo ja, hoe de overeenkomst (tussentijds) mag worden beëindigd. Vooraf is dit vaak een kleine moeite en dit kan u op termijn een hoop hoofdpijn en juridische kosten besparen.
Voor de gevallen waarbij dit advies te laat komt en u wordt geconfronteerd met een opzegging van een overeenkomst zonder dat daarover iets in de overeenkomst is bepaald of u een dergelijke overeenkomst juist wenst te beëindigen, dan kan het nuttig zijn daarover tijdig advies in te winnen. Een goede adviseur zal in een dergelijk geval veel voor u kunnen beteken door – in het eerste geval – de opzegging aan te vechten en/of schadevergoeding te vorderen en – in het tweede geval – u veilig door het geschetste juridische mijnenveld te loodsen.
