De maximale onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt al sinds 2006 niet meer dan 19 cent per kilometer. Alhoewel de daadwerkelijke reiskosten blijven stijgen, voelt het kabinet er weinig voor om het vrijgestelde bedrag te verhogen. Gelukkig biedt de werkkostenregeling in veel gevallen de mogelijkheid om alsnog geld te besparen op de kilometervergoeding.
De werkkostenregeling is een regeling in de loonheffingen die betrekking heeft op de verschillende vergoedingen en verstrekkingen die werknemers ontvangen. Hoewel de werkkostenregeling al in 2011 is ingevoerd, passen veel werkgevers nog steeds de oude regeling toe. Werkgeversorganisaties zijn op dit moment druk aan het lobbyen voor uitstel (of zelfs afschaffing) van de werkkostenregeling, maar de kans is reëel dat werkgevers de werkkostenregeling per 1 januari 2015 verplicht moeten gaan toepassen. Daar komt nog bij dat de werkkostenregeling dit jaar waarschijnlijk zelf ook nog gewijzigd wordt. Voor werkgevers bestaat er dus nog onvoldoende duidelijkheid.
Op grond van de werkkostenregeling behoren in beginsel alle vergoedingen en verstrekkingen tot het loon. De werkgever beschikt echter over een vrije ruimte van 1,5% van de totale fiscale loonsom. Zolang de ‘gebruikelijke’ vergoedingen en verstrekkingen niet meer bedragen dan deze vrije ruimte, is de werkgever geen loonheffingen verschuldigd. Wanneer de vrije ruimte wordt overschreden, is over het meerdere een eindheffingstarief verschuldigd van 80%.
Voor veel vergoedingen en verstrekkingen gelden onder de werkkostenregeling weer bijzondere regels. Zo is er bijvoorbeeld onder voorwaarden sprake van een nihilwaardering voor bedrijfsfitness en werkkleding. Daarnaast gelden er ‘gerichte’ vrijstellingen voor onder meer scholing en eten en drinken.
Voor eigen vervoer geldt onder de werkkostenregeling ook een gerichte vrijstelling. Deze vrijstelling is gelijk aan de eerder genoemde 19 cent per kilometer. Wanneer er meer wordt vergoed per kilometer, is het meerdere belast met loonheffingen, maar de werkgever kan ook besluiten de (resterende) vrije ruimte hiervoor te gebruiken. Dit kan zeer interessant zijn voor werkgevers die, bijvoorbeeld op grond van een cao, verplicht zijn een aanzienlijke netto-kilometervergoeding te betalen aan hun werknemers. Ook zonder deze verplichting blijft het echter interessant om het personeel (of de directeur-grootaandeelhouder zelf) op fiscaal vriendelijke manier te belonen.
Zelfs indien de vrije ruimte al volledig benut is, kan de werkkostenregeling voordeel bieden. De belastingheffing over een kilometervergoeding loopt namelijk op tot 52%. Gebruteerd bedraagt deze heffing 108,3% en dit is aanzienlijk meer dan het genoemde eindheffingstarief van 80%. Per euro netto-kilometervergoeding scheelt dit maar liefst 30 cent aan belastingheffing!
Onder de werkkostenregeling kan het dus aantrekkelijk zijn om ‘normale’ loonbestanddelen om te zetten naar lager belaste of onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Wel zijn hier verschillende voorwaarden en gevolgen aan verbonden. Belangrijkste gevolg is dat deze omzetting invloed kan hebben op onder meer de pensioenopbouw en de hoogte van de toekomstige (WW-)uitkering.
Kortom, de werkkostenregeling biedt genoeg kansen om minder of geen belasting te betalen over (onder andere) de kilometervergoeding. Het is dus de hoogste tijd dat er meer ‘mobiliteit’ ontstaat in politiek Den Haag. Werkgevers moeten zo snel mogelijk weten welke uitdaging hun precies te wachten staat!
– Jan van Neerbos
