Werkgevers zijn verplicht om hun personeel in staat te stellen om de vakantiedagen waarop zij recht hebben, daadwerkelijk op te nemen. Op die dagen moet de werknemer namelijk kunnen recupereren, oftewel herstellen van het werk. De gevoelsmatige waarde van zo’n vakantiedag is duidelijk, maar wat is nu de financiële waarde ervan?
Tijdens het dienstverband en na het einde ervan
Als een van uw medewerkers een vakantiedag opneemt, dan moet u over die dag het reguliere salaris doorbetalen, inclusief vaste toeslagen en beloningsonderdelen. Dat gebeurt in feite al automatisch. Als deze medewerker uit dienst treedt, dan bent u verplicht om een eventueel saldo aan niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen en de waarde ervan op dezelfde manier te berekenen.
Alle financiële tegenprestaties voor het werk tellen mee
Dat klinkt logisch, maar in de praktijk rekenen veel werkgevers aan het einde van het dienstverband de vakantiedagen af op basis van enkel het basissalaris plus de vakantietoeslag daarover. De waarde van een vakantiedag is echter gelijk aan letterlijk álle financiële compensatie die uw medewerker normaal gesproken tijdens een gewone werkdag ontving. Dit betekent dat ook een vaste dertiende maand, autovergoeding, werkgeversbijdrage pensioenpremie, ploegentoeslag, commissiebedragen en een vaste bonus moeten worden meegerekend. Dit alles uiteraard omgerekend naar een bedrag per dag. Als de bonus jaarlijks substantieel wisselde in hoogte, dan kan het redelijk zijn om uit te gaan van de gemiddelde bonus over meerdere jaren. De enige financiële component die u niet hoeft mee te rekenen bij de uitbetaling van niet-genoten vakantiedagen is de onkostenvergoeding voor bijvoorbeeld reis- en representatiekosten.
Betaling niet-genoten vakantiedagen kan worden uitgesloten
Dit betekent dat de afrekening van niet-genoten vakantiedagen aan het einde van een dienstverband met uw personeelslid duurder kan uitpakken dan u wellicht had gedacht. Zeker als het betreffende personeelslid een hoog vakantiedagensaldo heeft, en u bijvoorbeeld jaarlijks bonussen aan hem hebt toegekend. Hoewel u wettelijk verplicht bent om de niet-genoten vakantiedagen uit te betalen, kunt u natuurlijk in het kader van een vertrekregeling met uw medewerker afspreken dat zijn vakantiedagen aan het einde van de rit worden geacht te zijn opgenomen, en dat er dus geen uitbetaling meer plaatsvindt. Dit is vooral gebruikelijk als de werkgever en werknemer overeenkomen dat de werknemer voorafgaand aan de einddatum nog enige tijd wordt vrijgesteld van werkzaamheden. Als u echter niets over het vakantiedagensaldo afspreekt, dan moeten de vakantiedagen volledig worden afgerekend.
Let op: het werkt niet andersom. Als een medewerker een negatief vakantiesaldo heeft, dan kan u het salaris over die dagen niet inhouden bij de eindafrekening. U had namelijk destijds toestemming kunnen weigeren voor het opnemen voor die vakantiedagen wegens onvoldoende saldo.
