Een goed netwerk is goud waard. Dat de Business Club van Rotterdam Topsport aan die kwalificatie voldoet, daarvan getuigen Anita van Maanen en Els van de Kar vol overgave. Zij leerden elkaar kennen toen Anita’s bedrijf UNIGLOBE Alliance Travel partner werd van Rotterdam Topsport. Els’ onderneming EventsIT was dat al. Zij bleek te kunnen voorzien in een online registratietool voor groeps- en incentive-reizen en bovenal voor registratie van deelnemers van congressen, trainingen en events, een van de snel groeiende producten van het Rotterdamse zakenreisbureau.
Peter Voolstra geeft sinds 1 juli vorig jaar “Wij zijn het levende bewijs dat netwerken werkt”, zeggen Van Maanen en Van de Kar eensgezind. “Aan Rotterdam Topsport is een prachtige sponsorgroep verbonden. Als je daarvoor open staat en elkaar de business gunt, kun je heel veel voor elkaar betekenen.”
Van Maanen voegt daar nog aan toe: “Je moet niet alleen denken aan wat je kunt verkopen. Wij zoeken ook voor onze inkoop eerst binnen de businessclubs waarvan we lid zijn. Ook op die manier kun je van je netwerk profiteren. Een bevriende ondernemer zal immers bereid zijn meer voor je te doen, of dat nu met de prijs of de service is. Via Rotterdam Topsport hebben wij bijvoorbeeld ook al gebruik gemaakt van de diensten van Falck, voor BHV-trainingen, en ook Riwest is een partij waar wij mogelijk zaken mee kunnen gaan doen.’
Van Maanen vormt samen met Rob Jansen de leiding. Sinds zij UNIGLOBE Alliance Travel negen jaar geleden aan de Westblaak startten, is het bedrijf flink gegroeid. Inmiddels zijn er drie vestigingen en veertig medewerkers.
Het bedrijf maakt deel uit van de wereldwijde organisatie UNIGLOBE Travel. Op die manier combineert het zakenreisbureau scherpe inkooptarieven met persoonlijke service. De wijze waarop UNIGLOBE Alliance Travel dat doet maakt ook zowel op de internationale als nationale organisatie indruk. Afgelopen december wonnen Van Maanen en Jansen in Los Angeles de Platinum Circle Award 2014 waarmee een top 10-positie binnen de wereldwijde UNIGLOBE zakenreisformule wordt ingenomen. In april 2015 volgden nog eens drie onderscheidingen: voor Best Entrepeneur, Best Growing Agency en Best Sales Manager.
Groeps- en sportreizen
UNIGLOBE Alliance Travel is nog maar kort sponsor van Rotterdam Topsport. Sinds 1 januari is het bedrijf Travel Partner. Maar in de maanden daarvóór bezocht Anita van Maanen al diverse bijeenkomsten en evenementen. Op één daarvan – de speeddate-sessie voorafgaand aan de Bep van Klaveren Memorial – ontmoette ze Els van de Kar van EventsIT. Die had de oplossing in huis voor een tool waarnaar UNIGLOBE Alliance Travel op zoek was.
Naast zakenreizen groeien de activiteiten op het gebied van groeps-, congres-, incentive- en sportreizen – vaak in opdracht. De sportreizen variëren van trainingskampen voor verenigingen en nationale selecties, golfreizen, bezoeken aan een buitenlandse voetbalwedstrijd of een Formule 1-race.
Met name bij congressen of reizen met open inschrijving brengt de registratie van deelnemers veel werk met zich mee. “Zeker nu we steeds meer van die reizen organiseren, ook voor heel grote groepen, is dat niet meer handmatig te doen.”
EventsIT heeft een registratietool op basis waarvan zo’n aangepast registratiesysteem voor reizen en congressen gemaakt kon worden. Een eenvoudig en doelmatig systeem, dat door de slimme opzet veel betaalbaarder is dan wanneer een internetbureau een hele site op maat moet bouwen. Van Maanen was snel overtuigd van de voordelen en de functionaliteit.
Online registratie
Voor EventsIT zijn dergelijke oplossingen core business. Het Rotterdamse bureau verzorgt ICT-gerelateerde diensten voor sportevenementen. Het sinds 2008 aan de Schiehavenkade gevestigde bedrijf werkt onder meer voor organisatoren en sportbonden. Die kunnen voor (sport)evenementen voor het totale ICT-projectmanagement bij EventsIT terecht (hardware, verbindingen en voorzieningen voor de organisatie, pers en dergelijke). Maar het bedrijf levert ook speciale software plus aanvullende diensten voor online ticketverkoop, accreditatie en live webcasting.
Met de registratietool – die ook Rotterdam Topsport gebruikt om gasten uit te nodigen voor sportevenementen en bijeenkomsten – kan een organisatie zelf alles regelen. “Het systeem hoeft niet voor ieder evenement als maatwerk oplossing opnieuw gebouwd te worden. Ook hoeft een organisator niet per geregistreerd persoon te betalen. We leveren de tool en support voor een vast bedrag. We zijn er trots op dat onze uitgebreide en persoonlijke support zeer wordt gewaardeerd”, vertelt Van de Kar.
Ze vervolgt: “De klant beheert het systeem zelf en stelt de vragenformulieren op. Je kunt importeren uit en exporteren naar Excel-bestanden, en zodoende koppeling maken naar een CRM-systeem. De uitnodiging wordt per mail verstuurd. Gasten komen via een link op een aparte webpagina en vullen daar hun gegevens in. Die webpagina kan uit één frame bestaan, maar desgewenst kunnen we ook een minisite maken; als het handig is om extra informatie te verstrekken.” EventsIT heeft met dit registratiesysteem, naast de ticketing- en accreditatiesystemen die het al jaren levert, nu alle systemen om rondom toegang bij evenementen alles goed te kunnen regelen.
Minder werk; geen fouten
Van Maanen: “Dit systeem scheelt ons niet alleen veel werk. Het voorkomt ook fouten bij het overtypen van gegevens. Voor ons is het bijvoorbeeld belangrijk dat we het correcte paspoortnummer registreren. Mensen kunnen zelfs hun ID-bewijs scannen en meesturen. Ook dieetwensen zijn iets specifieks dat voor onze reizen belangrijk is.”
“Voor ons en onze klanten is dit een zeer handig middel. Er was niets vergelijkbaars op de markt. Anders hadden we iets van nul af moeten laten maken. Dat was veel malen duurder geweest. Ik ben blij dat ik op die speeddate van Rotterdam Topsport in contact kwam met Els.”
Wilt u volledig op de hoogte blijven over alle topsport in Rotterdam? Volg Rotterdam Topsport dan via:
@RdamTopsport
Facebook.com/RotterdamTopsport
