Overig

Opleidingskosten, hoe zit dat nu onder de werkkostenregeling?

5308
  1. In het kort

Iemand die nog niet weet dat de werkkostenregeling (WKR) vanaf 1 januari 2015 voor iedere inhoudingsplichtige werkgever verplicht is ingevoerd die heeft wat gemist. Heel kort nog:

Onder de WKR kan maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Deze vergoedingen moeten dan wel gebruikelijk zijn. Wat dit is, bepaalt uiteindelijk de praktijk. Daarnaast kunnen bepaalde zaken onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking worden gesteld. Dit zijn de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. De voorzieningen laat ik hier verder buiten beschouwing.

Ook onder de werkkostenregeling kunnen kosten die worden gemaakt voor een opleiding van een werknemer nog steeds onbelast worden vergoed. Voor studie en opleiding geldt onder voorwaarden ook een gerichte vrijstelling.

  1. Studie/opleiding

De WKR en de fiscale rechtspraak maakt onderscheid in studie en opleiding in het kader van de huidige dienstbetrekking en studiekosten in het kader van een nieuwe dienstbetrekking.

Huidige dienstbetrekking

In de praktijk wordt dan vaak gesproken over cursussen, congressen en vakliteratuur: vergoedingen of verstrekkingen die u uw werknemer geeft voor het onderhouden en verbeteren van zijn of haar kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk zijn dan onbelast. Dat geldt ook voor een eventuele inschrijving in een beroepsregister en outplacement.

Bedrijf verzorgt zelf de opleiding inclusief verblijf e.d.

Indien uw bedrijf zelf de opleiding verzorgt, kan het zijn dat u om de cursus heen ook nog wat extra’s organiseert bijvoorbeeld een hapje en een drankje. Voor al deze uitgaven geldt dat per kostensoort bezien zal moeten worden of er sprake is van een gerichte vrijstelling (dan wel een nihilwaardering). Indien dit niet de situatie is zal de vrije ruimte worden opgesnoept. Ook kunnen reiskosten tot 0,19 € per km onbelast worden vergoed.

Beroep in de toekomst

Indien een van uw personeelsleden een studie of een opleiding volgt om zich persoonlijk te ontwikkelen dan kan een vergoeding of verstrekkingen hiervoor onbelast plaatsvinden. Er gelden wel 3 voorwaarden:

  • De studiekosten worden niet al door een ander vergoed.
  • De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst.
  • U hebt de vergoeding verstrekt of toegezegd vóór het einde van het kalenderjaar waarin de kosten worden gemaakt.

Het gaat hier met name om lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek.

Indien u als bedrijf structureel aan scholing doet voor uw personeel is het verstandig om te oordelen hoe dit onder de WKR behandelt dient te worden om zo ook te bezien waar de ruimte voor een optimale fiscale behandeling ligt of hoe deze te realiseren. In de praktijk –en dus ook bij de belastingdienst- bestaat over sommige posten binnen de WKR nog steeds discussie over wanneer of in welke omstandigheden deze onbelast kunnen worden vergoed. Een bekend voorbeeld is bijvoorbeeld de gang van zaken rond het personeelsfeest. Goed om dit te realiseren en waar onduidelijkheid bestaat kan worden gekozen om afstemming met de belastingdienst te bereiken. Zo kan het risico op naheffing loonbelasting worden voorkomen.