Altijd foutloos een elektronische of gescande factuur in een administratie verwerken, dat kan nu nog niet.
Er zijn nog een paar hobbels te nemen voordat bedrijven over kunnen gaan op een vrijwel volledig geautomatiseerde verwerking. De grootste hobbel is dat alle bedrijven op dezelfde, elektronische manier gaan factureren.
Hobbel 1: de software
Facturen worden nu op twee manieren verzonden: digitaal en per post. Een digitale factuur gaat direct het systeem in, een papieren factuur wordt eerst gescand. De software herkent de gegevens op de factuur en zet die op de juiste plaats in de administratie, bijvoorbeeld in het grootboek en bij de betaalstaten. Herkent de software een post niet, dan vraagt het programma om die post te benoemen. Een volgende keer stelt het programma voor om die post te benoemen zoals eerder aangegeven. Daarna verwerkt het programma die post automatisch op dezelfde wijze.
De sofware herkent dus nog niet alle posten. Nog een kanttekening is dat het systeem posten ook verkeerd kan beoordelen. Een voorbeeld: ziet de software een aangeschafte laptop als ‘kosten’ of als ‘investering’? En: zijn pennen met logo kantoorartikelen of promotiematerialen?
Daarnaast wil het ook nog weleens misgaan bij facturen van bedrijven die zowel klant als leverancier zijn, dus zowel debiteur als crediteur. Het programma ziet dat bedrijf als leverancier en zal een volgende factuur als inkoopfactuur kunnen zien, terwijl het een verkoopfactuur betreft.
In de praktijk wordt de software nu door onder meer accountantskantoren getest. Zij koppelen hun bevindingen terug aan de leveranciers, die deze software verder verfijnen. De verwachting is dat het nemen van deze hobbel verdwijnt naarmate de ontwikkeling steeds verder gaat. Dit is eerder een kwestie van maanden dan jaren.
Hobbel 2: de facturen
Ook anno 2015 worden nog veel facturen per post verzonden. Het lastige voor een automatische verwerking is dat juist daarin nauwelijks eenduidigheid zit. Ieder bedrijf heeft zijn eigen opmaak en codering. Vandaar dat de overheid niet alleen elektronisch factureren bepleit, maar zich ook richt op een (inter)nationale standaard manier van factureren. Deze standaard wordt aangeduid met UBL: Unified Business Language. Deze standaard elektronische factuur voorkomt mogelijke ‘fouten’ van een gescande factuur. Vandaar dat het scannen van facturen als een tussenstap wordt gezien en dat de elektronische factuur een mooie vervolgstap is. Hoe snel deze hobbel te nemen is, hangt af van zowel bedrijfsleven als overheid.
Hobbel 3: interne bedrijfsprocessen
In het proces van verwerken van inkoop- en verkoopfacturen, zitten momenten waarop iemand de betaling of de facturatie en de boeking moet goedkeuren (‘autoriseren’). Dat is bij elk bedrijf anders en zal dus ‘op maat’ ingericht moeten worden. Belangrijker nog: mensen moeten zich daarop aanpassen.
Op een afdeling administratie, en bijvoorbeeld bij accountantskantoren, betekent de ontwikkeling, dat medewerkers uiteindelijk geen gegevens meer inboeken. Hun rol wordt het controleren van het proces en het inschatten van risico’s dat er in het proces iets misgaat. Meer concreet: zijn er boekingen gesignaleerd die het systeem niet herkent, zijn er boekingen die het systeem wellicht fout kan hebben verwerkt, zijn de boekingen op tijd en door de juiste personen goedgekeurd, kloppen de betaalstaten et cetera? In plaats van ‘verwerkers’ zijn er dus ‘procesbeoordelaars’ nodig. Zijn alle ‘verwerkers’ ook goede beoordelaars van risico’s en processen?
Met volle vaart door ‘de administratiestraat’ is nu nog niet mogelijk. Maar het tempo kan snel oplopen als softwareleveranciers, overheid, bedrijven en hun adviseurs de handen ineen slaan. Dat gebeurt als iedereen de voordelen, ook in geld, onderkent en bereid is de benodigde investeringen te doen. In de voorhoede rijden al velen, zoals bedrijven en accountantskantoren als DRV, die volop investeren om het proces in te richten en te verbeteren. Wie volgen?
