Ricoh blijft altijd op zoek naar innovaties om werkprocessen te vereenvoudigen. De ontwikkeling van de WerkBox is hier een mooi voorbeeld van. De beschikking over een internetverbinding waar ook ter wereld is al voldoende om altijd de juiste documenten bij de hand te hebben. Volgens Rob Ter Meer, directeur van het Ricoh Document Center Sliedrecht, biedt deze tool ongekende mogelijkheden voor de mobiele ondernemer van nu.
WerkBox, meer doen in minder tijd!
“WerkBox is een digitaal platform voor ondernemers die meer willen met minder tijd. Via een multifunctional kan papieren bedrijfsinformatie worden ingescand en enkele seconden later zijn alle ingevoerde documenten gedigitaliseerd terug te vinden binnen de beveiligde omgeving van WerkBox. Organisaties kunnen zelf bepalen hoeveel licenties ze aanschaffen en welke medewerkers toegang krijgen tot welke mappen.” WerkBox is standaard opgesplitst in de hoofdcategorieën: facturen, post, klanten, projecten en medewerkers. Voor de meeste organisaties is dit afdoende, maar desgewenst zorgt Ricoh voor een versie op maat. In de portal zijn de lay-out en het bedrijfslogo bovendien gemakkelijk aan te passen.
WerkBox, lekker makkelijk!
Het gebruiksgemak van de WerkBox is groot. “Aan documenten die nieuw zijn ingescand hangt een label. Wel zo overzichtelijk. De WerkBox houdt ook bij welke medewerker als laatste een wijziging aan een document heeft toegebracht. En de archieffunctie maakt het mogelijk om na het invoeren van een zoekterm alles heel gemakkelijk terug te vinden.” In de huidige tijdsgeest vol smartphones, laptops, tablets, variabele werkplekken en onregelmatige werktijden biedt WerkBox uitkomst. De afhankelijkheid van de server van de zaak verdwijnt immers. “Met Werkbox heb je altijd je kantoor bij je. Op elk tijdstip en elke locatie kunnen medewerkers er vragen van klanten mee beantwoorden, digitale facturen doorsturen naar de juiste afdeling of met collega’s samenwerken aan een project. Of wat te denken van een accountant die onderweg naar een klant een document vergeet mee te nemen? Eenmaal aangekomen kan hij vanachter de pc de WerkBox openen en het ontbrekende stuk eenvoudig opzoeken. En op de computer van de klant blijven na afloop geen sporen achter, want de WerkBox is goed beveiligd.”
WerkBox, niet duur!
De reacties van bedrijven die met WerkBox werken zijn goed. “De investeringskosten zijn gering. Een eenvoudige multifunctional is al voldoende om gebruik te kunnen maken van de tool en een licentie per gebruiker kost slechts € 25,- per maand. De WerkBox biedt uitkomst voor elke branche. Het is geschikt voor het MKB, maar ook voor grotere organisaties die meerdere locaties hebben en geen goede, vaste verbinding hebben naar hun netwerk.”
WerkBox, wat voor u?
Nieuwsgierig geworden naar de vele toepassingen en voordelen van WerkBox? Bel dan voor meer informatie naar Rob Ter Meer via (0184) 43 30 88 of mail rob.ter.meer@ricoh.nl. Hij legt u graag de mogelijkheden van de Werkbox voor uw bedrijf persoonlijk uit.
